¿Quizás es una pareja que está planeando una boda de destino y necesita reservar un bloque de habitaciones en un hotel para 40 invitados? ¿O tal vez te han encomendado la tarea de encontrar habitaciones de hotel para el equipo de fútbol de tu hijo? Suena bastante simple al principio; reserve un bloque de habitaciones para su grupo en el hotel que elija en su sitio de viajes en línea favorito. Pero, como le dirá cualquier planificador de eventos profesional, rápidamente puede volverse mucho más complicado.
Este es el por qué…
Primero, en los sitios de reserva en línea más populares, como Expedia, Kayak o Travelocity, ingresa los detalles de su viaje, como el destino y las fechas, y luego comienza su búsqueda desde una lista de hoteles. Sin embargo, los sitios web de viajes solo buscan una habitación a la vez; lo que realmente no te ayuda a encontrar hoteles con disponibilidad para todo tu grupo. El siguiente obstáculo: el sitio web de reservas solo le permitirá reservar 7 u 8 habitaciones por reserva. Dependiendo del tamaño de su grupo, eso significa que tendrá que hacer varias reservaciones para acomodar a todo su grupo, y eso es un gran dolor de cabeza.
Alternativamente, puede omitir las opciones en línea y simplemente llamar hotel tras hotel directamente para preguntarles sobre la posibilidad de reservar un bloque de habitaciones para toda su fiesta. Su llamada se enviará al departamento de ventas de cada hotel y, si hay inventario disponible, estarán encantados de cotizar su precio y enviarle un contrato. Pero reservar un bloque de habitaciones directamente, como planificador no profesional, puede no ser tan simple o libre de riesgos como cree. A veces, la tarifa cotizada más baja puede no ser el mejor valor total para su grupo. Por ejemplo, otro hotel puede ofrecer una tarifa un poco más alta pero incluir un desayuno gratis que le ahorraría a su grupo mucho dinero y molestias.
Como reserva de grupo, es posible que no se dé cuenta de todos los precios especiales, descuentos, mejoras o concesiones disponibles para usted. La mayoría de la gente no está al tanto de la extensa lista de descuentos y mejoras disponibles para grupos con solo pedirlas, como WIFI gratuito, mejoras de suites, habitaciones de cortesía y tarifas de estacionamiento reducidas, por nombrar algunos.
También debe saber que cuando reserve un grupo de habitaciones, el hotel le pedirá que firme un contrato legal y vinculante, con algunos requisitos de desempeño importantes. No leer o comprender sus obligaciones en virtud de ese contrato puede dar lugar a sanciones económicas graves. Por ejemplo, si reserva 40 habitaciones y solo se presentan 30 personas, es posible que aún esté obligado a pagar por las habitaciones no utilizadas, a menos que haya negociado una asignación por desgaste. Los contratos de hotel también pueden tener políticas de cancelación bastante restrictivas, dejándolo en apuros si su evento se cancela o cambia.
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