Ser organizador de reuniones o eventos es una gran responsabilidad. Estás a cargo de programas que representan un compromiso significativo de los recursos de tu organización, tanto en términos de personas como de dinero. Es esencial que todo el proceso se gestione con cuidado en cada etapa de la planificación y la implementación para asegurar el éxito del programa y el retorno de la inversión. Uno de los aspectos más importantes de esto es el presupuesto, o más precisamente, analizar y contabilizar todas las variables que pueden afectar el presupuesto total del programa. La buena noticia es que casi todos los problemas potenciales que pueden arruinar su presupuesto se pueden abordar y resolver antes de contratar un hotel o lugar específico, si hace las preguntas correctas para descubrir la gran cantidad de «Ups», extras que podrían arruinar su presupuesto. . Negociar con hoteles para sus reuniones y eventos es un proceso complejo y altamente variable, que adolece de una falta de transparencia relacionada con tarifas, impuestos y costos adicionales en el proceso de revisión de RFP en la mayoría de las plataformas de reserva.
¿Te suena familiar esta situación?
Ha creado y distribuido una RFP precisa que describe todas las necesidades de reuniones y adaptaciones para su grupo. Investigó los lugares y recibió ofertas en su RFP de algunas propiedades muy similares (mismas calificaciones de estrellas, mismas comodidades, mismo tipo de habitación, críticas positivas de huéspedes anteriores). El siguiente paso parece obvio; compare las propuestas de hoteles «manzanas con manzanas». Pero puede que eso no sea tan fácil como parece.
Por ejemplo,
El hotel n. ° 1 está cobrando $ 150 por noche por los dormitorios. También ofrecen renunciar al alquiler de salas de reuniones si recoges tu compromiso de bloque de salas completo. Incluyen un desayuno gratuito, pero hay que pagar el aparcamiento. Puede obtener un descuento del 10% en alimentos y bebidas, pero no hay asignación por desgaste.
El hotel n. ° 2 está pidiendo $ 160 por noche para dormir. También ofrecen habitaciones de cortesía para su grupo a una tasa de 1 por 30 y actualizaciones de suite para sus VIP. Tanto el desayuno como el aparcamiento son gratuitos. No se aplica el alquiler de la sala de reuniones y obtendrá un 20% de asignación por abandono.
El hotel # 3 solo propone $ 120 / noche para dormitorios, pero no se ofrecen concesiones. Hay un cargo por el alquiler de la sala de reuniones, el desayuno y el estacionamiento … y una tarifa de resort de $ 20 por noche.
¿Puede encontrar de forma rápida y segura la mejor oferta para su grupo?
Si no está seguro de la asistencia final, una generosa asignación por abandono puede ahorrarle mucho dinero. ¿Es el desayuno importante para su grupo? ¿Hay estacionamiento gratis? Si está sirviendo comidas durante todo el día, ¿tal vez un descuento en A&B sea la opción correcta? El alquiler gratuito de reuniones siempre es bueno, pero ¿qué pasa si pierdes la recogida de tu dormitorio? ¿Ahorrará más en las salas de compensación o las actualizaciones de suites? ¡Hay tantas variables!
Afortunadamente, existe una solución fácil que elimina la necesidad de estos confusos y lentos «¿y si?» escenarios completamente : Vindow es la única plataforma SaaS basada en la nube que ofrece una gestión centralizada del ciclo de vida completo del proceso de adquisiciones, desde la generación de RFP hasta la gestión de contratos. La plataforma de Vindow se desarrolló sobre la base de la misión de la empresa de total transparencia transaccional, ya que una mayor transparencia entre compradores y proveedores conduce a una mayor confianza y mejores resultados para todos.
Vindow hace posible que los compradores calculen el «costo real» para todo el programa de su grupo en una plataforma, por adelantado. No es necesario utilizar hojas de cálculo ni cálculos manuales; La calculadora de costos reales de Vindow ayuda a los compradores a tomar decisiones informadas basadas en un análisis de costos completo, incluidos los costos adicionales, concesiones, descuentos, costos de alquiler de habitaciones, tarifas, impuestos, etc. – y puede ahorrar a los compradores hasta un 15% en todo su programa.
Nuestras herramientas integradas de análisis de datos aprovechan los algoritmos de aprendizaje automático que analizan los patrones de precios y predicen las tendencias de las tarifas de los hoteles. Vindow rastrea las tarifas diarias promedio (ADR) y las tasas de ocupación para pronosticar con precisión la mejor ventana de viaje para lograr ahorros óptimos.
La plataforma también proporciona información específica y detallada sobre cada hotel, lo que le permite comparar ofertas según el precio y otros factores que son necesarios para su evento específico, que incluyen:
- Servicios del hotel, clasificación por estrellas y comentarios de los clientes, recopilados a partir de sitios de reservas y reseñas de hoteles en línea.
- Ubicación del hotel, incluidos puntajes del vecindario, clasificaciones de seguridad, etc.
- Inteligencia de mercado y tendencias de tasas en tiempo real, que ayudan a identificar nuevas oportunidades respaldadas por datos a medida que evoluciona el mercado.
A diferencia de las herramientas de RFP «buscar y reservar», Vindow es verdaderamente revolucionario porque la plataforma permite interacciones completamente transparentes entre compradores y proveedores, nivelando el campo de juego, para garantizar que cada planificador obtenga la propiedad adecuada en el trato correcto, en todo momento, y lo ayude Evite el temido bloqueo de la calle .
