Peut-être êtes-vous un couple qui planifie un mariage à destination et avez-vous besoin de réserver un bloc de chambres dans un hôtel pour 40 invités ? Ou peut-être avez-vous été chargé de trouver des chambres d’hôtel pour l’équipe de football de votre enfant ? Cela semble assez simple au début ; réservez un bloc de chambres pour votre groupe dans l’hôtel de votre choix sur votre site de voyage en ligne préféré. Mais, comme tout organisateur d’événements professionnel vous le dira, cela peut rapidement devenir beaucoup plus compliqué.
Voici pourquoi…
Tout d’abord, sur les sites de réservation en ligne les plus populaires, comme Expedia, Kayak ou Travelocity, vous entrez les détails de votre voyage, comme la destination et les dates, puis commencez votre recherche à partir d’une liste d’hôtels. Cependant, les sites Web de voyages ne recherchent qu’une seule chambre à la fois ; ce qui ne vous aide pas vraiment à trouver des hôtels avec des disponibilités pour l’ensemble de votre groupe. Prochain barrage : le site de réservation ne vous permettra de réserver que 7 ou 8 chambres par réservation. Selon la taille de votre groupe, cela signifie que vous devrez réserver plusieurs réservations pour accueillir l’ensemble de votre groupe, et c’est un énorme casse-tête à gérer.
Alternativement, vous pouvez ignorer les options en ligne et simplement appeler hôtel après hôtel directement pour leur demander s’il est possible de réserver un bloc de chambres pour toute votre fête. Votre appel serait acheminé au service des ventes de chaque hôtel et, s’il y a un inventaire disponible, ils se feront un plaisir de vous proposer votre prix et de vous envoyer un contrat. Mais réserver un bloc de chambres directement, en tant que planificateur non professionnel, peut ne pas être aussi simple ou sans risque que vous le pensez. Parfois, le tarif indiqué le plus bas peut ne pas être la meilleure valeur totale pour votre groupe. Par exemple, un autre hôtel peut proposer un tarif légèrement plus élevé mais inclure un petit-déjeuner gratuit qui permettrait à votre groupe d’économiser beaucoup d’argent et de désagréments.
En tant que réservation de groupe, vous ne vous rendez peut-être pas compte de tous les prix spéciaux, remises, surclassements ou concessions qui s’offrent à vous. La plupart des gens ne sont pas au courant de la longue liste de remises et de surclassements disponibles pour les groupes uniquement sur demande, comme le Wi-Fi gratuit, les surclassements de suites, les chambres gratuites et les frais de stationnement réduits, pour n’en nommer que quelques-uns.
Vous devez également savoir que lorsque vous réservez un groupe de chambres, l’hôtel vous demandera de signer un contrat juridique contraignant, avec des exigences de performance importantes. Le défaut de lire ou de comprendre vos obligations en vertu de ce contrat peut entraîner de graves sanctions financières. Par exemple, si vous réservez 40 chambres et que seulement 30 personnes se présentent, vous pouvez toujours être obligé de payer pour les chambres inutilisées, à moins que vous n’ayez négocié une indemnité d’attrition. Les contrats d’hôtel peuvent également avoir des politiques d’annulation assez restrictives, vous laissant sur le crochet si votre événement est annulé ou modifié.
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