Être un organisateur de réunions ou d’événements est une grande responsabilité. Vous êtes responsable de programmes qui représentent un engagement important des ressources de votre organisation, à la fois en termes de personnes et d’argent. Il est essentiel que l’ensemble du processus soit soigneusement géré à chaque étape de la planification et de la mise en œuvre pour assurer le succès du programme et un retour sur investissement. L’un des aspects les plus importants de cela est la budgétisation – ou plus précisément, l’analyse et la comptabilisation de toutes les variables qui peuvent avoir un impact sur le budget total de votre programme. La bonne nouvelle est que presque tous les problèmes potentiels qui peuvent saborder votre budget peuvent être traités et résolus avant de conclure un contrat pour un hôtel ou un lieu spécifique, si vous posez les bonnes questions pour découvrir la myriade de «oups», des extras qui pourraient faire exploser votre budget . Négocier avec les hôtels pour vos réunions et événements est un processus complexe et très variable, qui souffre d’un manque de transparence lié aux frais, taxes, coûts supplémentaires dans le processus d’examen des RFP sur la plupart des plateformes de réservation.
Cette situation vous semble familière ?
Vous avez créé et diffusé une demande de propositions précise qui décrit tous les besoins en matière de réunion et d’hébergement de votre groupe. Vous avez recherché les lieux et avez reçu des offres sur votre RFP de propriétés très similaires (même nombre d’étoiles, mêmes équipements, même type de chambre, commentaires positifs des clients précédents). La prochaine étape semble évidente ; comparez les propositions d’hôtels «des pommes contre des pommes». Mais ce n’est peut-être pas aussi facile qu’il y paraît.
Par example,
L’hôtel n°1 facture 150 $/nuit pour les chambres à coucher. Ils proposent également de renoncer à la location de salles de réunion si vous récupérez votre engagement de bloc de salle complet. Ils comprennent un petit-déjeuner gratuit, mais vous devez payer pour le stationnement. Vous pouvez obtenir une remise de 10 % sur les repas et repas, mais pas d’indemnité d’attrition.
L’hôtel n°2 demande 160 $/nuit pour les chambres à coucher. Ils offrent également des chambres gratuites pour votre groupe au tarif de 1 pour 30 et des surclassements de suites pour vos VIP. Le petit-déjeuner et le parking sont gratuits. La location de la salle de réunion est supprimée et vous bénéficiez d’une indemnité d’attrition de 20 %.
L’hôtel #3 ne propose que 120 $/nuit pour les chambres à coucher, mais aucune concession n’est offerte. Il y a des frais pour la location de la salle de réunion, le petit-déjeuner et le stationnement… et des frais d’établissement de 20 $ par nuit.
Pouvez-vous repérer rapidement et en toute confiance la meilleure offre pour votre groupe?
Si vous n’êtes pas sûr de la participation finale, une généreuse allocation d’attrition peut vous faire économiser beaucoup d’argent. Le petit-déjeuner est-il important pour votre groupe ? Le stationnement est-il gratuit ? Si vous servez des repas toute la journée, peut-être qu’une réduction FB est le bon choix ? La location de réunion gratuite est toujours agréable, mais que se passe-t-il si vous manquez le ramassage de votre chambre à coucher ? Économiserez-vous davantage sur les chambres gratuites ou les surclassements de suites? Il y a tellement de variables !
Heureusement, il existe une solution simple qui élimine le besoin de ces «et si?» déroutants et chronophages. scénarios complets: Vindow est la seule plate-forme SaaS basée sur le cloud qui offre une gestion centralisée et complète du cycle de vie du processus d’approvisionnement – de la génération d’appels d’offres à la gestion des contrats. La plate-forme de Vindow a été développée sur la base de la mission de l’entreprise de transparence transactionnelle complète, car une plus grande transparence entre les acheteurs et les fournisseurs conduit à une meilleure confiance et à de meilleurs résultats pour tous.
Vindow permet aux acheteurs de calculer le «coût réel» pour l’ensemble du programme de votre groupe sur une seule plateforme, dès le départ. Il n’y a pas besoin de feuilles de calcul ou de calculs manuels; Le calculateur de coût réel de Vindow aide les acheteurs à prendre des décisions éclairées sur la base d’une analyse complète des coûts, y compris les coûts supplémentaires, les concessions, les remises, les frais de location de salle, les frais, les taxes, etc. – et permet aux acheteurs d’économiser jusqu’à 15% sur l’ensemble de leur programme.
Nos outils d’analyse de données intégrés exploitent des algorithmes d’apprentissage automatique qui analysent les modèles de tarification et prédisent les tendances des tarifs des hôtels. Vindow suit les tarifs journaliers moyens (ADR) et les taux d’occupation pour prévoir avec précision la meilleure fenêtre de voyage pour réaliser des économies optimales.
La plate-forme fournit également des informations spécifiques et détaillées sur chaque hôtel, vous permettant de comparer les offres en fonction à la fois du prix et des autres facteurs nécessaires à votre événement spécifique, notamment:
- Commodités de l’hôtel, nombre d’étoiles et avis des clients, compilés à partir de sites de réservation en ligne et d’avis sur les hôtels.
- Emplacement de l’hôtel, y compris les scores du quartier, les classements de sécurité, etc.
- Des informations sur le marché et les tendances des taux en temps réel, qui aident à identifier de nouvelles opportunités fondées sur des données à mesure que le marché évolue.
Contrairement aux outils «look book» des appels d’offres, Vindow est vraiment révolutionnaire car la plate-forme permet des interactions totalement transparentes entre les acheteurs et les fournisseurs, en uniformisant les règles du jeu, pour garantir que chaque planificateur obtient la bonne propriété au bon prix, à chaque fois – et vous aide évitez le barrage routier redouté du bloc de chambres .
